3.1. Principio de legalidad

El tratamiento de datos personales que realiza SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA estará sujeto a lo establecido en la normatividad vigente en la República de Colombia.

3.2 Principio de finalidad

El tratamiento de datos personales que realiza SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley Aplicable, la cual debe ser informada al titular.

3.3 Principio de libertad

El tratamiento de datos personales que realiza SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA sólo podrá hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.4 Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5 Principio de transparencia

SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA garantizará el derecho de los titulares de la información a obtener del responsable o del encargado, según corresponda, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.

3.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida

El tratamiento que realiza SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA sobre los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, establecidos en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable.

3.7 Principio de Seguridad

Los datos personales sujetos a tratamiento por parte de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA se deberán manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En cumplimiento con lo anterior, se informa que SUMITOMO CHECMICAL COLOMBIA ha adoptado la política de seguridad de la información (PL157 – IT Security Policy) que podrá ser consultada en el sistema TopGed.

3.8 Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de pública en los términos de ley, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable y en los términos de las mismas.

1. Datos de identificación: tales como nombre y apellido(s), tipo y número de identificación, edad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, licencia de conducir, profesión, cargo, fotos, entre otros de especial relevancia según la relación que tenga el titular con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA;

2. Datos de contacto: tales como dirección física personal y / o profesional, dirección de teléfono fijo o celular y correo electrónico personal y/o profesional, fax, entre otros de especial relevancia según la relación que tenga el titular con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA;

3. Datos Financieros: tales como tipo de cuenta, número cuenta y sucursal bancaria, Registro Único Tributario (RUT), dirección de pagos, teléfono de pagos, estados financieros, matricula mercantil, declaración de renta, información de índole financiera, incluyendo sin limitarse a estados financieros o extractos bancarios o de inversiones, información de bienes raíces, información tributaria, para efectos de, entre otros, materializar la relación de pago, establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, el reporte a centrales de riesgos, así como para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual vigente. El tratamiento de tal información será realizado de conformidad con la legislación aplicable en materia de datos financieros, comerciales y crediticios;

4. Datos profesionales: tales como certificado de existencia y representación legal, información de socios y accionistas, beneficiarios finales, administradores, domicilio, datos de los inmuebles (fincas o veredas) utilizados para la siembra del cultivo, clase y tipo de cultivo sembrado en la ejecución de las actividades económicas, actividad económica, de trabajadores, personal, clientes o contratistas de personas jurídicas y naturales con las que SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA tenga una relación, entre otros de especial relevancia según la relación que tenga el titular con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA;

5. Datos laborales: tales como nombre, número de identificación, número de identificación profesional, teléfono personal (móvil / celular y / o fijo), dirección personal, títulos académicos, afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y caja de compensación familiar, situación laboral, permisos de trabajo, información salarial, beneficios extralegales, estado civil, datos del grupo familiar, datos educativos y formativos, Datos Personales Sensibles y, en general, información requerida por SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, que sea de especial relevancia para el desarrollo de la relación con el trabajador;

6. Datos Personales Sensibles: tales como datos relacionados con biometría (imagen, voz, huellas dactilares), salud, origen racial o étnico, pertenencia a sindicatos, entre otros que pueden estar en otra categoría de datos y tienen esta calificación por la Ley Aplicable;

7. Datos asociados con sus dispositivos electrónicos1.: tales como proveedor de acceso, sistema operativo, navegador (tipo, versión, opciones habilitadas y plug-ins instalados), configuraciones de video (tamaño/resolución y cantidad de colores), fecha y hora de acceso y páginas vistas a través de cookies;

8. Informaciones provenientes de terceros: información compartida por terceros con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, ya sea a título de transmisión o de transferencia, como, pero no limitado a, datos compartidos por operadores de información, que ponen en conocimiento información de comportamientos financieros, crediticios, comerciales y de servicios; así como información que comparte proveedores y clientes de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA sobre sus trabajadores, personal, clientes o contratistas, entre otros datos que recibe SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA en calidad de encargado y / o responsable, según corresponda; y

9.Datos generales: es decir, la información que compartida directamente por el titular y recolectada a través del correo electrónico, WhatsApp, publicaciones de blog, redes sociales, aplicaciones o cualquier otra herramienta que utilice el titular para enviar información a SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA.

7.1 Generales – Aplica a las finalidades comunes, según corresponda, con independencia de la relación que tenga el titular con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA

• Llevar a cabo las tratativas preliminares tendientes a formalizar la relación entre las partes.
• Negociar, ejecutar, modificar o terminar los actos y/o contratos celebrados, según corresponda.
• Contacto para el envío de información referida a la relación existente entre las partes a que haya lugar.
• Dar cumplimiento a obligaciones y compromisos contraídos en el marco de la relación existente entre las partes a que haya lugar.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
• Creación de cuentas y perfiles en plataformas o páginas web.
• Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
• Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
• Consultar, directa o indirectamente, bases de datos, sistemas de fraude o prevención de riesgos como el lavado de activos y de la financiación del terrorismo, embargos y otras similares y relacionadas con el propósito de identificar antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, etc.
• Presentar reportes a las autoridades de inspección, vigilancia y control y dar respuesta oportuna a los requerimientos realizados por las diferentes autoridades administrativas o judiciales.
• Presentar reportes a las autoridades administrativas o judiciales en cumplimiento de obligaciones legales.
• Dar cumplimiento de políticas internas.
• Atender solicitudes y reclamos presentados, así como todo tipo trámites que tengan relación con las partes y sus intereses.
• Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
• Realizar las transferencias y / o transmisiones de datos personales requeridas en el marco de procesos de reorganización corporativa (incluyendo, pero sin limitarse a adquisición de activos y/o establecimiento de comercio, fusiones y/o escisiones, entre otros).
• Realizar las transferencias y / o transmisiones de datos personales a EMPRESAS SUMITOMO o aliados de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, en cumplimiento de políticas internas.
• Realizar las transferencias y / o transmisiones de datos personales requeridas en el marco de procesos de debidas diligencias, auditorías internas y / o asesorías externas.
• Realizar las transferencias y / o transmisiones de datos personales para cumplir normas legales aplicables a SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, EMPRESAS SUMITOMO o aliados de las mismas.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información almacenada.
• Contar con la información necesaria (incluyendo pero sin limitarse a videograbaciones, imágenes, registros de ingreso o salida, etc.), para (i) proteger la seguridad de las instalaciones de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, de EMPRESAS SUMITOMO o de aliados de las mismas (incluyendo, pero sin limitarse al personal y bienes que se encuentren en las mismas), (ii) en caso de que se presente una emergencia al interior de dichas instalaciones, o (ii) para cualquier otro propósito requerido SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, de EMPRESAS SUMITOMO o de aliados de las mismas.
• Identificar y realizar control de registro de ingreso y salida de equipos, visitantes, personal autorizado, y adelantar las demás actividades de seguridad física.
• Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para adelantar investigaciones o defensas y, en general cualquier tipo de medida que sea requerida para salvaguardar los intereses de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, de EMPRESAS SUMITOMO o de aliados y/o partes relacionadas con de las mismas.
• Identificar directamente o a través de entidades locales o internacionales operaciones que puedan significar entre otras, fraudes, acceso abusivo a los sistemas informáticos, obstaculización ilegítima a los sistemas informáticos, interceptación de datos informáticos, daños informáticos, uso de software malicioso, violación de datos personales, suplantación de sitios web.

7.2 Clientes

• Contactar a los clientes para fines de oferta de servicios y productos.
• Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
• Promoción de portafolio y lanzamiento de productos.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con los productos y/o servicios relacionados con la relación contractual entre las partes, nuevos productos o servicios o sus cambios.
• Contactar a los clientes para fines de asistencia a eventos, charlas y capacitaciones y adelantar todas las actividades necesarias para la programación, organización, planeación, desarrollo y ejecución de eventos, charlas y capacitaciones.
• Conocer comportamiento, financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de obligaciones legales.
• Desarrollar estudios para otorgamiento de créditos solicitados por los clientes, así como evaluar los montos de dinero a los cuales puede acceder el cliente, en los términos establecidos en la relación contractual.
• Transmitir y/o transferir la información a otras EMPRESAS SUMITOMO o aliados de la misma y de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, para el desarrollo de las relaciones comerciales, mejora de productos y servicios, almacenamiento centralizado, y actividades de marketing y publicidad.
• Almacenar los datos personales recolectados, con el fin de llevar un registro histórico de las necesidades y preferencias de los clientes, crear segmentación de mercados y realizar prospecciones comerciales.
• Consultar, directa o indirectamente, bases de datos, sistemas de fraude o prevención de riesgos como el lavado de activos y de la financiación del terrorismo, embargos y otras similares y relacionadas con el propósito de identificar antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, incluyendo información de personas, organismos o entidades vinculadas o aliadas del cliente.
• Recolectar información por medio de encuestas de satisfacción a los clientes con el fin de mejorar la calidad del productos o servicio y para generar un histórico de preferencias de consumo de los clientes.
• Resolver las PQR’s de los clientes, emitir las respuestas correspondientes y oportunas, y permitir el ejercicio de sus derechos como titular de los datos personales.
• Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial, el objeto social de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones.

7.3 Proveedores

• Contacto para solicitud de envío de propuestas comerciales y / o de prestación de servicios.
• Contacto para aclaración, negociación, solicitud de información adicional o de alcance, o aceptación de la propuesta comercial y / o de prestación de servicios.
• Estudio y evaluación interna de propuestas remitidas por proveedores o candidatos.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con los productos y/o servicios relacionados con la relación contractual entre las partes, nuevos productos o servicios o sus cambios.
• Transmitir y / o transferir la información a terceros para emisión de pólizas de cumplimiento del contrato y demás garantías establecidas en la relación comercial con el proveedor.
• Transmitir y/o transferir la información a otras EMPRESAS SUMITOMO o aliados de la misma y de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, para el desarrollo de las relaciones comerciales, mejora de productos y servicios, almacenamiento centralizado, y actividades de marketing y publicidad.
• Conservar, recolectar y procesar la información suministrada por los proveedores en una o varias bases de datos con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones como pagos y demás obligaciones contraídas en el contrato con los proveedores o según lo disponga la ley.
• Contactar a los titulares de la información con el fin de enviar o recibir información relacionada a la relación con las relaciones comerciales que se tengan o lleguen a tener con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA.
• Gestionar los aspectos administrativos, contables, fiscales, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
• Histórico de relaciones comerciales.
• Consultar, directa o indirectamente, bases de datos, sistemas de fraude o prevención de riesgos como el lavado de activos y de la financiación del terrorismo, embargos y otras similares y relacionadas con el propósito de identificar antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, etc, incluyendo información de personas, organismos o entidades vinculadas o aliadas del proveedor.
• Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones.

7.4 Aspirantes, trabajadores, familiares o dependientes del trabajador y extrabajadores

• Participación en procesos de selección de personal.
• Confirmación de referencias laborales y personales.
• Elaboración de pruebas psicotécnicas, pruebas de competencia, exámenes médicos y demás procedimientos establecidos internamente para la selección de un candidato como trabajador.
• Actividades de inducción y capacitación de personal.
• Transmitir y / o transferir los datos personales a terceros contratados para realizar el proceso de selección de personal, elaboración de pruebas psicotécnicas, pruebas de competencia, exámenes médicos y demás pruebas, exámenes o procedimientos establecidos internamente para la selección de personal.
• Administración de contrataciones, administración del personal activo, administración de nóminas y otros pagos, afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y cajas de compensación familiar, pago de aportes parafiscales, afiliación al seguro de vida colectivo, afiliación a pólizas colectivas de salud, manejo de embargos judiciales a través de nómina, administración de salarios y beneficios extralegales, llevar a cabo evaluaciones de desempeño, coordinar el desarrollo profesional, permitir el acceso a los recursos informáticos y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales, para el cumplimiento de obligaciones legales y, en especial, de las obligaciones derivadas de la relación laboral.
• Gestión de prevención de accidentes laborales y conocimiento de información médica.
• Utilizar Datos Sensibles, e información de terceros proveniente del trabajador (incluida la de familiares, beneficiarios, dependientes y datos de menores de edad), con fines informativos, de circulación en medios oficiales (boletines, intranet, redes sociales, entre otros), gestión de eventos y capacitaciones, contacto de emergencia, así como el cumplimiento de normas legales aplicables a SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA.
• Dar cumplimiento a las políticas y manuales internos y el reglamento interno de trabajo.
Real
• Real izar trámites como emisión de certificaciones laborales y envío de ofertas de trabajo y solicitud de todo tipo de pruebas requeridas para el desempeño de las labores contratadas (incluyendo, pero sin limitarse a pruebas psicotécnicas, de idiomas, de conocimientos técnicos, etc.). Real
• Conservar, recolectar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión con el fin de adelantar investigaciones o sanciones disciplinarias según sea el caso.
• Almacenamiento de hojas de vida y de anotaciones en la historia laboral.
• Transmitir y/o transferir la información a otras EMPRESAS SUMITOMO o aliados de la misma o de SUMITOMO CHEMICAL, para el desarrollo de las relaciones contractuales, planes de beneficio, entre otros.
• Transferencia y/o transmisión de la información a terceros encargados del tratamiento para gestiones como el pago de nómina, ofrecimientos de planes de beneficios extralegales, entre otros.
• Transferencia y / o transmisión de información de identificación para prestar servicios en las instalaciones de los clientes y/o de manera remota sobre los equipos del responsable con los que desarrolla su objeto social.
• Consultar, directa o indirectamente, bases de datos, sistemas de fraude o prevención de riesgos como el lavado de activos y de la financiación del terrorismo, embargos y otras similares y relacionadas con el propósito de identificar antecedentes penales, disciplinarios, fiscales, etc.
• Atender solicitudes y reclamos presentados, así como trámites de terminación de contratos.
• Atender trámites disciplinarios de conformidad con la normatividad y reglamentos internos.
• Adelantar las actividades necesarias para la programación, organización, planeación, desarrollo y ejecución de eventos, charlas y capacitaciones.
• Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación laboral y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones.

7.5 Accionistas

• Todas las gestiones necesarias para la vinculación de la persona como accionista de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA.
• Registro y actualización de registro ante las autoridades competentes y en cumplimiento de las normas aplicables.
• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas;
• Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la asamblea de accionistas;
• Las demás que tienen como fin desarrollar la relación con SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, EMPRESAS SUMITOMO o aliados de las mismas.

11.1 Consultas

El titular de los datos personales proporcionados a SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA o las personas que para tal efecto se encuentren debidamente facultadas, salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, podrán realizar consultas sobre sus datos personales a través los canales previstos en la Política, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:

• SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA, o a quien éste designe, garantizará el derecho de consulta, suministrando toda la información que esté contenida con la identificación del titular correspondiente.
• La consulta deberá incluir: (i) la identificación del titular; (ii) la descripción de los asuntos objeto de consulta; y (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones. En la remisión de las consultas, se deberá indicar en el asunto: “Colombia”.
• La consulta será atendida en el término máximo legal, según se defina de tiempo en tiempo. En la fecha de entrada de vigencia de esta Política este término corresponde a máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.
• Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ello será debidamente informado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
• Los días hábiles corresponden a días hábiles para Colombia.

11.2 Reclamos

El titular de los datos personales proporcionados a SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA o las personas que para tal efecto se encuentren debidamente facultadas, salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, que consideren que la información contenida en las bases de datos de SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable o ésta Política, podrán presentar un reclamo por escrito ante SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA a través los canales previstos en la Política, de conformidad con lo que a continuación se indica:

• El reclamo deberá incluir: (i) la identificación del titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo. En la remisión de los reclamos, se deberá indicar en el asunto: “Colombia”.
• Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al solicitante dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo
.
• Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no superior a 2 días hábiles contados desde la recepción del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Los términos a los que se ha hecho referencia corresponden a los aplicables legalmente a la fecha de entrada en vigencia de esta Política. Sin perjuicio de lo anterior, las reclamaciones serán atendidas en el término máximo legal, según se defina de tiempo en tiempo.

11.3 Ante la autoridad de protección de datos personales

Se recomienda que el titular de los datos personales o los terceros debidamente facultados por la Ley Aplicable, salvo las excepciones expresamente consagradas en la Ley Aplicable, agoten los trámites anteriores ante SUMITOMO CHEMICAL COLOMBIA con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la SIC.